GPT cho Google Sheets và Docs – Tăng Hiệu Suất Công Việc 200%
Với GPT cho Google Sheets, việc xử lý các file dữ liệu lớn với hàng ngàn dòng và nhiều sheet không còn là vấn đề đáng lo ngại đối với những người làm kế toán, kế hoạch, sales admin và sử dụng Excel để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Công cụ này làm cho Google Sheets sử dụng trí tuệ nhân tạo để giải quyết các vấn đề này một cách dễ dàng.
Với chatGPT cho Google Sheets, bạn có thể sử dụng các chức năng thông minh của nó để xử lý các danh sách dữ liệu, tạo ra các thẻ sản phẩm, tóm tắt nội dung, dịch thuật, phân loại và tạo ra các nội dung tiếp thị hiệu quả. Việc tổng hợp dữ liệu, phân tích và tạo nội dung trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Chức năng GPT_FILL của add-on giúp bạn tự động làm sạch và định dạng danh sách dữ liệu một cách nhanh chóng.
Hãy tận dụng sức mạnh của GPT cho Google Sheets và Docs để giảm thiểu thời gian và công sức mà bạn phải bỏ ra để xử lý dữ liệu trên Excel và tạo ra các nội dung chất lượng cao trong thời gian ngắn nhất!
Đầu tiên, vào Google Sheets (Bảng tính)
Mở một file Sheet mới, sau đó vào Tiện ích mở rộng => Tiện ích bổ sung => Tải tiện ích bổ sung như hình dưới.
Tìm kiếm cụm từ GPT for Sheets and Docs và cài đặt như bên dưới
Nhấp Cài đặt rồi Tiếp tục
Sau đó, bạn đăng nhập vào email, cấp phép cho ứng dụng đến khi hoàn tất.
Bước tiếp theo là thêm API key của GPT vào ứng dụng. Bạn vào https://platform.openai.com/, đăng nhập tài khoản OpenAI (ChatGPT).
Sau đó, click vào hình đại diện ở dóc trên bên phải, chọn View API key
Bạn chọn Create new secret key, đặt tên bất kỳ, rồi nhấp Create secret key.
Sau đó, bạn copy key này rồi quay lại Google Sheets.
Tại Sheet, bạn chọn Tiện ích mở rộng => GPT for Sheets and Docs => Launch & Enable functions như hình dưới.
Nhìn sang bên phải sẽ có 1 bar, bạn dán key vừa nãy đã copy vào đây và chọn Next.
Vậy là đã cài đặt xong, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các hàm bên dưới.
Sử dụng chatGPT cho Google Sheets và Docs
Hàm GPT – hàm tổng quan
Dùng hàm này để viết một prompt đơn giản, mô tả sản phẩm. Ví dụ như bên dưới, mình có 1 danh sách các loại trái cây, và cần viết miêu tả ngắn gọn cho chúng.
=GPT("viết miêu tả bằng tiếng việt cho";A2)
Với quả cherry, thì mình chỉ cần kéo công thức như bình thường xuống và nó sẽ tự động viết nội dung cho quả cherry.
Hàm GPT_LIST – hàm liệt kê (theo chiều dọc)
Dùng hàm này nếu bạn muốn liệt kê: công dụng, thành phần, % dinh dưỡng,…. Ví dụ mình cũng có 1 danh sách trái cây và cần liệt kê top 5 vitamin (theo %) có trong chúng
=GPT_LIST("liệt kê top 5 vitamin (theo %) bằng tiếng việt trong";A$6)
Nó sẽ liệt kê cho mình 5 loại vitamin nhiều nhất trong mỗi loại trái cây.
Một ví dụ khác, ví dụ liệt kê 3 tác dụng nhất của vitamin E và B
=GPT_LIST("liệt kê 3 tác dụng nhiều nhất của";A13)
Hàm GPT_HLIST – hàm liệt kê (theo chiều ngang)
Tác dụng tương tự GPT_LIST nhưng liệt kê theo chiều ngang
=GPT_HLIST("liệt kê 3 tác dụng của";A19)
Hàm GPT_SPLIT – hàm tách thành phần (theo hàng dọc)
Nếu bạn đang có 1 đoạn văn bản và cần tách ra nhiều phần. Có thể tách theo: sections (phần), paragraphs (đoạn), sentences (câu), punctuation (dấu câu). Ví dụ mình có đoạn dưới và cần tách ra theo dấu phẩy (comma)
=GPT_SPLIT(A23;"split by comma")
Nó sẽ tách mỗi thành phần được ngăn cách bởi dấu phẩy ra từng dòng riêng biệt.
Hàm GPT_HSPLIT – hàm tách thành phần (theo hàng ngang)
Cũng tương tư GPT_SPLIT nhưng chúng ta sẽ tách thành phần theo hàng ngang. Ví dụ bên dưới là tách ra từng câu.
=GPT_HSPLIT(A33;"split by sentence")
Hàm GPT_FILL – hàm điền dữ liệu
Giả sử khi điền dữ liệu đăng ký nhập học, mỗi người nhập dữ liệu 1 kiểu (tên có viết hoa, viết thường), và điền từ xưng hô (anh, chị,..) lung tung thì đây là lúc hàm này phát huy tác dụng.
Ví dụ dữ liệu ban đầu là:
- Nguyễn THỊ Chinh, Chị
- CHỊ nguyễn thị hương
- anh chí nhạn TRẦN
Tôi muốn nó gọn gàng 2 cột: cột đầu là Xưng hô (Anh, Chị), cột 2 là tên (viết đẹp)
=GPT_FILL($A$38:$C$39;A40:A42)
Trong đó:
- A38:C39 là dữ liệu mẫu mình nhập vào để căn cứ vào đó sắp xếp và điền lại dữ liệu ban đầu
- A40:A42 là dữ liệu ban đầu
- B40:C42 là kết quả thu được
Hàm GPT_TABLE – tạo bảng dữ liệu
Nếu bạn cần 1 dữ liệu ngẫu nhiên để tạo bài kiểm tra cho học sinh, sinh viên, thì dùng hàm này. Ví dụ mình cần tạo ngẫu nhiên 3 người đang sống ở TPHCM, với các thông tin Tên, Giới tính, Độ tuổi, Nghề nghiệp
=GPT_TABLE(A45;A46:D46)
Trong đó:
- A45 là yêu cầu (tạo ngẫu nhiên 3 người đang sống ở TPHCM)
- A46:D46 là Tên, Giới tính, Độ tuổi, Nghề nghiệp
Hàm GPT_MAP
Hàm GPT_FORMAT – hàm định dạng dữ liệu chuẩn
Mình cần format số điện thoại theo đúng định dạng quốc tế (có mã nước) từ dữ liệu thô.
=GPT_FORMAT(A61;"international phone format")
Ví dụ cần format tiền tệ đúng chuẩn ISO.
=GPT_FORMAT(A66;"iso currency")
Hàm GPT_EDIT – để chỉnh sửa lỗi
Dùng hàm này để chỉnh sửa lỗi chính tả, viết câu, dùng từ
=GPT_EDIT(A73)
Hàm GPT_TAG – hàm GPT cho Google Sheets tuyệt vời để phân loại
Đây là một trong những hàm GPT cho Google Sheets mình thấy tuyệt vời nhất. Nó có thể dùng để phân loại đánh giá của khách hàng. Mình có thể chọn ra trong hàng trăm review của khách, đánh giá nào là khen, chê hay câu hỏi để từ đó xử lý và cải thiện
=GPT_TAG(A78;$C$77:$C$82)
Trong đó:
- A78 là review của khách
- C77:C82 là các phân loại mình muốn dùng cho các review đó. Mình muốn phân ra review nào là lời khen, lời chê, câu hỏi. Và cho sản phẩm gì (mỹ phẩm, thức ăn, dịch vụ)
- Kết quả quá ghê gớm, nó đã phân ra đâu là khen, chê và cho sản phẩm gì luôn
Hàm GPT_CLASSIFY – hàm phân loại
Cũng tương tự như GPT_TAG, hàm này dùng để phân loại
=GPT_CLASSIFY(A85;$C$85:$C$87)
Hàm GPT_EXTRACT – hàm GPT cho Google Sheets để tách email, phone,…
Nếu trong dữ liệu của bạn đang có tên, email và số điện thoại của khách hàng một cách lẫn lộn và không theo quy tắc nào. Bạn muốn tách email ra riêng từng cột, và số điện thoại ra riêng từng cột thì đây là hàm hữu ích. Hàm này thực sử hữu ích nếu bạn có một nguồn data lớn và chưa được lọc ra để làm các hoạt động marketing sau này.
=GPT_EXTRACT(A92;"emails")
hoặc tách số điện thoại thì:
=GPT_EXTRACT(A92;"phones")
Hàm GPT_SUMMARIZE – hàm GPT cho Google Sheets để tóm tắt nội dung
Hàm này dùng để tóm tắt cả văn bản dài thành nhiều ý tùy bạn chọn. Nó sẽ hữu ích trong việc tóm tắt nội dung làm việc với khách hàng, cuộc họp hoặc tóm tắt review của khách hàng.
=GPT_SUMMARIZE(A96;C95)
Trong đó:
- A96 là nội dung văn bản cần tóm tắt
- C95 là yêu cầu mình muốn hàm này tóm tắt như thế nào (ở đây mình muốn tóm tắt thành 3 ý chính). Hoặc bạn cũng có thể chỉ cần dùng hàm GPT_SUMMARIZE, thì nó sẽ tự tóm tắt nội dung ngắn lại (như hình dưới)
Hàm GPT_TRANSLATE – hàm dịch nội dung
Đúng như tên gọi, dùng hàm này để dịch nội dung. Nếu muốn dịch từ tiếng Việt sang Anh thì:
=GPT_TRANSLATE(A100;"English";"Vietnamese")
Tương tự, giả sử dịch từ tiếng Việt sang tiếng Trung thì:
=GPT_TRANSLATE(A100;"Chinese";"Vietnamese")
Hàm GPT_CONVERT – để chuyển đổi code
Ví dụ mình muốn chuyển đoạn HTML sau thành JSON
=GPT_CONVERT("<ul><li><p>Name: Richard</p><p>Age: 32</p></li><li><p>Name: Kenny</p><p>Age: 27</p></li></ul>"; "json")
Hàm GPT_CODE – hàm viết code đơn giản
Ví dụ mình muốn ghép 2 chuỗi trong Javascript
=GPT_CODE("concatenate two strings"; "Javascript")
Các hàm này luôn được update thường xuyên. Hãy tận dụng chúng để biến những nỗi lo Excel, Google Sheets của bạn ngay hôm nay!
Xem thêm: https://ela.edu.vn/cach-su-dung-midjourney-cong-nghe-sieu-ai-ve-tranh/
Khóa học liên quan
Kết hợp ChatGPT và Midjourney thiết kế nhà cực đơn giản
